Stellen Sie sich vor, Sie benötigen schnell eine Lohnabrechnung für einen Abgleich, möchten das Ende einer Probezeit überprüfen oder einfach nur nachschauen, wann ein Mitarbeitender Geburtstag hat. Den Ordner aus dem Schrank zu ziehen, die richtige Person herauszusuchen und dann noch das passende Dokument zu finden, fühlt sich oft an wie eine kleine Expedition. Und in tiefen digitalen Ordnerstrukturen nach eingescannten Dokumenten zu suchen, macht es auch nicht unbedingt besser.
Das geht viel einfacher. Die Lösung heißt digitale Personalakte – oder elektronische Personalakte. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie eine solche Akte praxisorientiert in Ihrem kleinen oder mittelständischen Unternehmen einführen können. Außerdem stellen wir Ihnen ein Tool vor, mit dem Sie das Ganze sogar kostenfrei testen können.
Übrigens: Ab 2027 kommt tatsächlich noch ein weiterer Grund hinzu, die digitale Personalakte ernsthaft anzugehen. Dann wird nämlich die digitale Aufbewahrung bestimmter Entgeltunterlagen verpflichtend – darunter Lohn- und Gehaltsdaten, Sozialversicherungsnachweise und andere prüfungsrelevante Dokumente. Was heute also noch „nice to have“ wirkt, wird in diesem Bereich zunehmend zur gesetzlichen Pflicht. Eine moderne digitale Personalakte macht Sie dafür nicht nur bereit, sondern sorgt auch dafür, dass diese neuen Anforderungen ohne Chaos, Papierberge oder hektische Nacharbeiten erfüllt werden können.
Disclaimer: Auch wenn wir diesen Blog mit größter Sorgfalt pflegen, können wir keine rechtliche Haftung für die Korrektheit oder Vollständigkeit der Inhalte übernehmen. Die Informationen dienen lediglich als unverbindliche Orientierung. Bei Fragen oder Hinweisen wenden Sie sich bitte an support@teamanda.de. Vielen Dank für Ihr Verständnis!
Inhalt
Die richtige Auswahl treffen: Was sollte die digitale Personalakte können?
Eine digitale Personalakte ist kein klar definiertes Standardprodukt. Sie ist eher ein Sammelbegriff für die elektronische Verwaltung von Mitarbeiterdaten und -dokumenten. Und wie immer gibt es für dasselbe Ziel verschiedene Wege: von der simplen digitalen Ordnerstruktur bis hin zu spezialisierten Softwarelösungen. Die Kreativität kennt mal wieder keine Grenzen.
Was konkret sinnvoll ist, erfahren Sie in Schritt 2.
Jetzt kommt das ABER: Einige Kriterien sollte jede Lösung mitbringen – manche davon sogar gesetzlich vorgeschrieben. Datenschutz ist ein solches Thema, ebenso die Datenkorrektheit und das Einhalten von Löschfristen. Auch die inhaltliche Darstellung sollte stimmen: aktuelle Personaldaten, relevante Beschäftigungsinfos, geordnete Dokumente. Und wie angenehm wäre es, wenn Lohnabrechnungen oder aktuelle Verträge automatisch beim Mitarbeitenden landen würden, statt dass man jede Datei per Hand verschickt?
Wichtig ist außerdem, dass Ihre digitale Personalakte in Ihr betriebliches Gesamtsystem passt. Was bringt ein weiteres Tool, das man im Alltag vergisst, weil es irgendwo nebenher gepflegt werden muss? Stichwort Schnittstellen oder gleich ein umfassendes HR-System.
Beispiel: Liegen Personaldaten irgendwo in einem Netzwerkordner, müssen Änderungen separat in die Urlaubsplanung übertragen werden. Ein doppelter Pflegeaufwand. In einem Gesamtsystem (wie unserer Teamanda Personalsoftware) werden Änderungen automatisch überall aktualisiert – einmal geändert, überall korrekt.
Welche Inhalte sollten dann in die digitale Personalakte?
Mehr Funktionen sind selten schlecht – aber zu viel davon macht Systeme schnell träge und unübersichtlich. Wichtiger ist deshalb eine gute Individualisierbarkeit: Ihre digitale Personalakte sollte genau das abbilden, was Sie brauchen, nicht mehr und nicht weniger.
Was sind die zentralen Rahmenbedingungen?
Rechtliches (in ganz kurz):
- datenschutzkonforme und sichere (verschlüsselte) Speicherung
- klare Zugriffsbeschränkungen
- Informationen zu Löschfristen
- (DSGVO Art. 5, 6 und 32 bieten dafür die Grundlage.)
Inhaltlich sollte eine digitale Personalakte Folgendes abdecken:
- alle relevanten Personaldaten wie Adresse, Bankverbindung, Geburtsdatum, Kinder (Kindkrank), Sozialversicherung, Finanzamt usw.
- Eigene Felder, damit Sie Besonderheiten abbilden können
- Informationen zu Fachbereichen, Arbeitszeitmodellen, Urlaubstagen
- einen übersichtlich strukturierten Dokumentenbereich (niemand möchte 50 Dokumente untereinander scrollen müssen)
- Dokumenttypen wie Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge, Übereinkünfte, sonstige Verträge
- eine Teilen-/Bereitstellungsfunktion gegenüber Mitarbeitenden
- eine einfache Möglichkeit für Mitarbeitende, eigene Daten zu korrigieren bzw. diese Änderungen anzufragen
- Freitextfelder für interne Notizen und langfristige Absprachen
- Infos zur Gehaltsentwicklung
- Kompatibilität zu internen Workflows (wird später noch wichtig)
Die konkrete Einführung im Unternehmen
Jetzt kommt der Moment der Wahrheit: Funktioniert die Praxis so reibungslos wie angekündigt?
1️⃣ Daten sauber ins neue System bringen
Der Einstieg beginnt mit der Übertragung aller vorhandenen Personaldaten. Dieser Schritt klingt unspektakulär, doch er legt die Basis für alles, was später passiert. Je fehlerfreier die Daten übernommen werden, desto ruhiger arbeitet das System anschließend. Ein falsch eingegebenes Datum oder ein vertauschter Wert kann sich sonst schnell als kleiner, aber hartnäckiger Störenfried entpuppen.
2️⃣ Dokumente strukturiert hochladen
Im nächsten Schritt wandern die vorhandenen Dokumente in die digitale Personalakte. Dabei lohnt es sich, nicht einfach nur „hochzuladen“, sondern sinnvoll zu verschlagworten und zu sortieren. Dadurch findet man später alles deutlich schneller.
3️⃣ Aktuelle Beschäftigungsdaten einpflegen
Sobald die Dokumente ihren Platz gefunden haben, werden aktuelle Informationen ergänzt – Gehälter, Urlaubstage, Arbeitszeitmodelle und ähnliche Daten, die die operative HR-Arbeit prägen. Hier entsteht zum ersten Mal ein vollständiges, modernes Bild des Beschäftigungsverhältnisses.
4️⃣ Notizen und internes Wissen übernehmen
Viele wichtige Informationen schlummern irgendwo in alten Ordnern, E-Mail-Verläufen oder Notizzetteln. Dazu gehören interne Vermerke, Absprachen oder Hinweise, die im Alltag tatsächlich nützlich sind. Diese Informationen in die digitale Personalakte zu überführen, schafft Klarheit und verhindert, dass historisch gewachsenes Wissen verloren geht.
5️⃣ Transparenz für Mitarbeitende schaffen
Sobald alles an Ort und Stelle ist, werden die relevanten Dokumente – etwa Lohnabrechnungen oder Verträge – für die Mitarbeitenden freigegeben. Das bringt Ruhe und Transparenz in den HR-Alltag, weil weniger Rückfragen entstehen und alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf ihre eigenen Unterlagen haben.
6️⃣ Kontinuierlich pflegen und weiterentwickeln
Eine digitale Personalakte ist kein abgeschlossener Ordner, sondern ein lebendes System. Rollen ändern sich, Gehälter werden angepasst, neue Dokumente entstehen. Deshalb gehört es dazu, die Personalakte regelmäßig zu pflegen und gelegentlich an die eigenen Anforderungen anzupassen. Je konsequenter diese Pflege erfolgt, desto zuverlässiger wird die digitale Personalakte zu dem, was sie sein soll: die zentrale und verlässliche Datenquelle im Unternehmen.
Gerade hier lohnt es sich, eine zweite Person einzubeziehen – ob zur Kontrolle oder zur Unterstützung. In einem Gesamtsystem stellen diese Daten den Single Point of Truth dar, also die zentrale Datenbasis für viele weitere Prozesse im Unternehmen.
Nutzen Sie die Gelegenheit, beim Umzug ins neue System gleich aufzuräumen.
Aber Vorsicht: Ablagefristen beachten! Mehr dazu in Schritt 4.
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Langfristig anwenden und den Datenschutz beachten
Der Begriff Datenschutz löst in vielen Unternehmen mindestens ein Stirnrunzeln aus. Verständlich – die Anforderungen sind komplex, gerade für KMU. Aber: Moderne Softwarelösungen können hier viel Last abnehmen und sorgen dafür, dass die wichtigsten Grundsätze zuverlässig umgesetzt werden.
Dazu gehören:
- klare Zugriffsrechte
- Möglichkeiten zur Löschung
- Korrekturmöglichkeiten für Mitarbeitende
Und natürlich: gesetzliche Aufbewahrungsfristen:
- sozialversicherungsrechtliche Nachweise: 5 Jahre
- Unterlagen zur Lohnsteuer: 6 Jahre
- Belege zur Mindestlohnzahlung: 2 Jahre
(Quelle: § 147 AO; MiLoG § 17)
Viele Unterlagen erfordern allerdings eine Einzelfallprüfung. Im Zweifel lieber zu vorsichtig als zu voreilig vernichten.
Vorteile und Effizienz genießen
Nach der Einführung beginnt tatsächlich der angenehme Teil. Die digitale Personalakte entfaltet nun ihren vollen Charme, weil sie den Alltag spürbar leichter macht. Statt Daten an verschiedenen Orten zu pflegen, haben Sie eine zentrale Verwaltungsbasis – den berühmten Single Point of Truth. Informationen müssen nur einmal geändert werden und sind anschließend überall automatisch aktuell.
Damit werden Ihre internen Abläufe deutlich ruhiger und klarer. Korrekturen, Anfragen oder Dokumente tauchen nicht länger verstreut in E-Mails, Ablagen oder Ordnern auf, sondern versammeln sich an einem einzigen Ort, an dem sie strukturiert und nachvollziehbar bearbeitet werden können. Das erspart Rückfragen, Suchaktionen und vermeidet Fehler, die bei Mehrfachpflege früher fast unvermeidlich waren.
Ganz nebenbei verbessert sich auch Ihre Entscheidungsbasis enorm. Wenn alle relevanten Informationen – von Verträgen über Notizen bis hin zu Gehalts- oder Rollenentwicklungen – sauber an einem Ort liegen, entsteht ein vollständiges Bild der jeweiligen Mitarbeitenden. Entscheidungen, ob operativ oder strategisch, lassen sich dadurch schneller, sicherer und mit einem deutlich besseren Gefühl treffen. Dadurch wird die Personalakte vom staubigen Archivstück zur echten Managementunterstützung.
Ein Gesamtsystem schaffen
Über die digitale Personalakte hinaus sind Softwaresysteme für die Personalverwaltung von großer Bedeutung. In solchen Systemen ist die digitale Personalakte mit allen oben genannten Anforderungen nur einer von vielen Bestandteilen. Auch die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung, die Dienstplanung, News-Systeme, Arbeitszeiterfassungen und vieles mehr gibt es noch zu beachten..
Und das Beste: Sie können all das in unserem Tool kostenlos ausprobieren. Registrieren Sie sich einfach und testen Sie die Lösung in Ruhe. Auf Wunsch zeigen wir Ihnen in einem unverbindlichen, kostenfreien Meeting alles im Detail.
Nochmal alles kurz und knapp:
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte ist die elektronische Version der klassischen Papierakte. Sie bündelt alle Personaldaten und Dokumente zentral, strukturiert und sicher an einem Ort.
Welche Vorteile hat eine digitale Personalakte für KMU?
KMU profitieren besonders von zentralen Daten, weniger manueller Pflege, klaren Workflows, höherer Transparenz und einer besseren Entscheidungsgrundlage.
Welche Daten gehören in eine digitale Personalakte?
Typische Inhalte sind Stammdaten, Beschäftigungsdaten, Verträge, Lohnabrechnungen, interne Notizen, Gehaltsentwicklungen und weitere personalrelevante Dokumente.
Ist eine digitale Personalakte DSGVO-konform?
Ja – sofern sie verschlüsselt gespeichert wird, Zugriffsrechte klar definiert sind und Lösch- sowie Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.
Wie startet man die Einführung im Unternehmen?
Mit der strukturierten Übertragung aller Personaldaten, dem Upload und der Verschlagwortung der Dokumente, der Pflege aktueller Beschäftigungsdaten sowie der anschließenden Freigabe für Mitarbeitende.
