teamanda

Digitale Personalakte. Alles an einem Ort.

Mit der digitalen Personalakte verwalten Sie Stammdaten, Verträge und Dokumente Ihrer Mitarbeiter an einem Ort. Änderungen reichen Ihre Mitarbeiter einfach als Antrag ein.

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Oder Demo vereinbaren
Für den Mittelstand
Handwerk, Pflege, Logistik, Handel.
Übergabe an DATEV
Kalendarium und Excel, je Monat.
Direkt loslegen
Unkomplizierte Einrichtung.

Änderungsantrag

Lara Köhler · Anschrift

Lindenstraße 12, 29614 Soltau

Wartet auf Zustimmung

Zustimmen

Im Einsatz bei Betrieben aus Handwerk, Pflege, Logistik und Handel

01Ohne Teamanda

Ordner, Umschläge, Nachfragen. Jeden Monat aufs Neue.

Papierakten im Büro
Verträge, Bescheinigungen und Nachweise liegen in Ordnern im Büro.
Veraltete Stammdaten
Umzug oder neue Bankverbindung werden oft spät oder gar nicht nachgetragen.
Abrechnungen von Hand verteilen
Lohnabrechnungen gehen jeden Monat einzeln per Umschlag oder E-Mail raus.
Kein Änderungsverlauf
Wer wann welche Daten geändert hat, lässt sich kaum nachvollziehen.

„Früher war unsere Personalverwaltung ein einziges Chaos. Seit wir Teamanda nutzen, läuft alles reibungslos.“

Theodor GlöerBlackfire Medien GmbH
02Funktionen

Stammdaten, Anträge, Dokumente. In einer Akte.

Alles zum Mitarbeiter an einer Stelle

  • Eigene Felder, frei benannt und je Feld geregelt
  • Verträge je Zeitraum mit Vergütung und Urlaubsanspruch
  • Änderungshistorie zu jedem Datensatz
Nachbau der Teamanda-Personalakte von Lara Köhler im Reiter Arbeitsverhältnis: Verträge je Zeitraum mit Anstellung, Monatslohn, Urlaubsanspruch und einem eigenen Feld für den Staplerschein. Ein Klick auf den Verlauf zeigt, wer wann den Monatslohn und den Urlaubsanspruch geändert hat.

Mitarbeiter melden, Sie entscheiden

  • Je Feld zustimmungspflichtig oder direkt änderbar
  • Anträge mit altem und neuem Wert im Vergleich
  • Erinnerung an die Datenprüfung in der App
Nachbau eines Teamanda-Änderungsantrags: Bei der Datenprüfung in der App meldet Lara Köhler eine neue Bankverbindung. Die Verwaltung sieht alten und neuen Wert im Vergleich, übernimmt die Änderung, und sie ist im Verlauf vermerkt. Je Feld ist festgelegt, ob eine Änderung zustimmungspflichtig oder direkt möglich ist.

Dokumente digital ablegen

  • Kategorien für Vertrag, Lohn, Zertifikate und eigene Ablagen
  • Je Dokument sichtbar für den Mitarbeiter oder intern
  • Interne Notizen nur für die Verwaltung
Nachbau der Dokumentenablage in der Teamanda-Personalakte von Lara Köhler: Arbeitsvertrag und Lohnabrechnung sind für sie sichtbar, ihr Staplerschein liegt zunächst intern und wird für sie freigegeben. Eine Gesprächsnotiz bleibt nur für die Verwaltung sichtbar.

Lohnabrechnungen automatisch zuordnen

  • Ein Upload für den ganzen Betrieb
  • Zuordnung über die Personalnummer
  • Jahresplan je Mitarbeiter: Urlaub, Krankheit, erfasste Zeit
Nachbau des Teamanda-Imports für Lohnabrechnungen: Eine DATEV-Datei mit 48 Abrechnungen wird hochgeladen. Über die Personalnummer werden 46 automatisch den Mitarbeitern zugeordnet, 2 bleiben zur Zuordnung von Hand. Der Jahresplan von Lara Köhler zeigt 18,5 Tage Urlaub, 4 Tage Krankheit und 1.512 erfasste Stunden.
03Warum digital

Vier Vorteile der digitalen Personalakte.

Einmal digital abgelegt, erledigt sich vieles von selbst.

Alles an einem Ort

Verträge, Nachweise und Abrechnungen liegen gesammelt beim Mitarbeiter.

LK Lara Köhler Personalnummer 1042 · Montage Nord
ArbeitsvertragVerträge
Führerschein, KopieNachweise
Lohnabrechnung 08/2026Abrechnungen
Notiz zum Gesprächnur Verwaltung

Jede Änderung mit Datum

Wer wann was geändert hat, sehen Sie direkt am Datensatz.

Verlauf · Stammdaten

  • Adresse geändert

    01.09.2026 · M. Pichler

  • Bankverbindung geändert

    14.07.2026 · L. Köhler

  • Vertrag verlängert

    01.03.2026 · M. Pichler

Daten, die aktuell bleiben

Teamanda erinnert Ihre Mitarbeiter in der App an die Datenprüfung. Sie stimmen Änderungen nur noch zu.

Änderungsantrag wartet auf Zustimmung

Anschrift

Ahornweg 4, 29614 Soltau
Lindenstraße 12, 29614 Soltau

Gestellt von Lara Köhler · heute, 08:14

Dokumente direkt in der App

Freigegebene Dokumente finden Ihre Mitarbeiter jederzeit in ihrer App.

Meine Dokumente · in der App

ArbeitsvertragPDF
Lohnabrechnung 08/2026PDF
Bescheinigung für die KrankenkassePDF

Sichtbar, weil die Kategorie freigegeben ist.

04Blick in die Software

So sieht die digitale Personalakte aus.

Nachbau der Teamanda-Personalakte von Lara Köhler im Reiter Arbeitsverhältnis: Links stehen Anstellung und Vergütung, rechts die Vertragsperioden und die Zusammenfassung. Ein Klick auf Arbeitsvertrag anlegen legt die neue Periode ab 1. März 2026 an, der Monatslohn steigt von 5.495 auf 5.800 Euro, die alte Periode bleibt erhalten.
Nachbau der Teamanda-Vertragskarte von Lara Köhler: Links stehen ihre Vertragsperioden, rechts die Konditionen der gewählten Periode. Zuerst ist die alte Teilzeitperiode mit 30 Stunden von Montag bis Donnerstag gewählt, ein Klick auf die laufende Periode ab 1. März 2026 zeigt Vollzeit mit 40 Stunden, 5.800 Euro Monatslohn und 30 Tagen Urlaub.
Nachbau des Teamanda-Dashboards von Lea Brandt: Die Stempeluhr läuft, eine Push-Mitteilung meldet „Urlaub genehmigt“. Im Kalender werden der 23. bis 25. November grün, das Urlaubskonto zählt von 17 auf 14 verfügbare Tage.
05Einführung

In drei Schritten startklar.

Registrieren und loslegen – auf Wunsch unterstützen wir Sie dabei!

Häufige Fragen zur Einführung
Nachbau der Teamanda-Personalakte, Reiter Arbeitsverhältnis: Der Arbeitsvertrag von Paul Lehmann wird als PDF auf „PDF importieren“ gezogen. Die KI liest ihn aus und füllt Anstellungsverhältnis, Gültig ab, Monatslohn, Urlaubsanspruch und Wochenarbeitszeit.
01

Zugang anlegen

Die Registrierung dauert nur wenige Minuten. Sie testen 3 Wochen kostenlos und ohne Zahlungsdaten.

02

Mitarbeiter und Felder anlegen

Mitarbeiter anlegen und festlegen, was die Akte enthält: eigene Felder, Dokumentkategorien und wer welche Kategorie sehen darf. Bei Fragen zur Einrichtung ist unser Support da.

03

Im Betrieb

Verträge, Bescheinigungen und Abrechnungen liegen direkt am Mitarbeiter. Änderungen laufen als Antrag, Lohnabrechnungen kommen per Sammelimport in die Akten.

06Sicherheit und Mitbestimmung

Klare Rechte. Von Anfang an.

Die Personalakte enthält die sensibelsten Daten im Betrieb. Wer hineinsehen darf, legen Sie am besten schon vor der Einführung fest.

Häufige Fragen zu Datenschutz und Sicherheit

Jede Rolle sieht, was sie braucht

Mitarbeiter sehen ihre eigene Akte und die freigegebenen Dokumente. Interne Notizen bleiben der Verwaltung vorbehalten.

Änderungen bleiben nachvollziehbar

Stammdaten haben einen Versionsverlauf. Änderungen laufen als Antrag mit altem und neuem Wert.

Entwickelt und betrieben in Deutschland

Den Auftragsverarbeitungsvertrag erhalten Sie bereits vor dem Start.

Drei Fragen, die der Betriebsrat stellt.

Eine digitale Personalakte verarbeitet personenbezogene Daten und ist mitbestimmungspflichtig. Diese drei Punkte gehen wir im Termin gemeinsam mit Ihnen durch.

  • Welche Daten in der Akte liegen: Stammdaten, Dokumente und eigene Felder
  • Wer sie sieht: Mitarbeiter ihre eigene Akte, die Verwaltung ihren Bereich
  • Was bei Änderungen passiert: Antrag mit altem und neuem Wert, Verlauf des Datensatzes
Keine Rechtsberatung: Was für Ihren Betrieb, Ihren Tarif und Ihre Betriebsvereinbarung gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Rechtsberatung und dem Betriebsrat.
Auf einen Blick
  • DSGVO-konform
  • Hosting in Deutschland
  • HTTPS-Verschlüsselung
  • Rechtemanagement
  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
07Weitere Module

Die Personalakte ist die Grundlage.

Die digitale Personalakte liefert die Mitarbeiterdaten für alle anderen Module. Sie nehmen dazu, was Sie brauchen.

Zeiterfassung
Arbeitszeiten erfassen, mit Sollstunden direkt aus der Personalakte.
Zeiterfassung ansehen
Abwesenheitsplanung
Urlaub und Krankheit beantragen und genehmigen, mit Urlaubsanspruch aus der Personalakte.
Abwesenheitsplanung ansehen
Lohn & Gehalt
Lohnarten und Zuschläge vorbereiten und den Monatsabschluss an DATEV übergeben.
Lohn & Gehalt ansehen
Alle Module ansehen
08Anwendungsfälle

Drei Betriebe, dieselbe Ausgangslage.

Gastronomie

Landstreicher GmbH

Gastronomie in Dresden, Abläufe stark von den Mitarbeitenden abhängig.
  • Vorher
Zeiten liefen auf Papier, Zuschläge gingen manuell ans Steuerbüro. Überstunden und Abwesenheiten waren nirgends auf einen Blick zu sehen.
  • Mit Teamanda
Erfassung per NFC oder Terminal, Zuschläge laufen automatisch mit - die Daten gehen strukturiert ans Steuerbüro.
Bau

NBL Dresden

Bauunternehmen mit wechselnden Baustellen.
  • Vorher
Zeiterfassungsbögen auf Papier, jeden Monat von Hand ans Lohnbüro. Die Buchhaltung war dauerhaft beansprucht.
  • Mit Teamanda
Digitale Erfassung auf jeder Baustelle, strukturierte Übergabe ans Lohnbüro - weniger Aufwand, geringere externe Kosten.
Produktion

Mechanische Fertigung Radeberg

Fertigungsbetrieb, zweiter Versuch nach gescheiterter Software.
  • Vorher
Die alte Zeiterfassung war nicht rechtssicher, der Überblick über Zeiten und Abwesenheiten fehlte.
  • Mit Teamanda
App und NFC-Terminal: Zeiten, Urlaub und Auswertung laufen in einem System.
Geschäftsführerin bespricht die Woche mit zwei Mitarbeiterinnen in der Backstube
09Kundenstimmen
„Die Kommunikation war sehr gut und der Service entsprechend den Aufgaben. Es wurde professionell an den Situationen gearbeitet, um die Ziele zu erreichen. Für wen die App praktisch ist? Alle Unternehmen, welche Herausforderungen mit interner Kommunikation an mehreren Standorten und verschiedene Prozesse zu monitoren haben. Spezifisch sehe ich die Mineralölbranche (Tankstellen) und weitere Verkaufseinrichtungen im LEH, Bäckereien und auch Metzgereien (mit Filialen), sogar im öffentlichen Bereich, wie Kindergärten, Speisenausgaben etc. als besonders geeignet. Junge neue Mitarbeiter sind ganz heiß auf diese App.“
Jan A. Fichte — Geschäftsführer, FTG GmbH
„Seit der Umstellung auf Teamanda sparen wir jeden Monat signifikant Zeit bei der Lohnabrechnung. Besonders überzeugt uns der digitale Workflow: Unsere Poliere prüfen die Arbeitszeiten direkt in der App, und zum Monatsabschluss lassen sich alle Daten bequem nach DATEV exportieren.“
Carsten Anspach — Geschäftsführer, NBL GmbH Bau Lockwitzgrund
„Früher war unsere Personalverwaltung ein einziges Chaos – unklare Zustände bei Abwesenheiten, aufwendige Lohnabrechnungen und ständige Unzufriedenheit im Team. Seit wir Teamanda nutzen, läuft alles reibungslos: Wir haben eine klare Übersicht über Urlaubsanträge, Überstunden und Gehälter. Die Zusammenarbeit mit dem Team war unkompliziert und schnell – genau das, was wir gesucht haben!“
Theodor Glöer — Blackfire Medien GmbH
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10Preise

Sie zahlen für die Apps, die Sie nutzen.

Je Nutzer und Monat, zzgl. MwSt. Was Ihr Betrieb am Ende zahlt, hängt davon ab, welche Apps Sie dazunehmen.

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Einstieg
ab
2,00 €
je Nutzer und Monat
  • Keine Einrichtungsgebühr
  • Kein Mindestumfang
  • Nur aktive Mitarbeiter, Änderungen zum Folgemonat
11Häufige Fragen

Was zuerst gefragt wird.

Teamanda startet bei 2,00 € je Nutzer und Monat, zzgl. MwSt., ohne Einrichtungsgebühr und ohne Mindestumfang. Welches Paket die digitale Personalakte enthält, sehen Sie in der Preisgestaltung.

Das legen Sie je Feld fest. Direkt änderbare Felder passen Ihre Mitarbeiter selbst an. Bei zustimmungspflichtigen Feldern kommt die Änderung als Antrag herein und gilt erst nach Ihrer Freigabe.

Mitarbeiter sehen ihre eigene Akte und die Dokumente, die Sie freigegeben haben. Interne Notizen bleiben der Verwaltung vorbehalten. Weitere Einsicht regeln Sie über die Rechte der Teams.

Sie laden die Datei aus der Lohnbuchhaltung einmal hoch. Teamanda ordnet jede Abrechnung über die Personalnummer der richtigen Akte zu. Auf Wunsch sehen Ihre Mitarbeiter sie direkt in der App.

Ja. Eigene Felder legen Sie in den Einstellungen der Personalakte an und bestimmen dabei, ob Mitarbeiter sie selbst ändern dürfen. Danach stehen sie in den Stammdaten aller Mitarbeiter.

Ja. Jede Änderung an den Stammdaten landet mit Zeitpunkt und Person im Versionsverlauf.

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Nach der Registrierung richten Sie Ihren Betrieb ein und wissen sofort, ob Teamanda passt. Mit oder ohne Gespräch mit uns – wie Sie wünschen!

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Jonas Ullrich
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